Nous avons récemment eu l’occasion de voir notre dernière création à l’épreuve d’une rétrospective dans un contexte SAFe : la cérémonie d’Inspect & Adapt (Inspect & Adapt).

Pour plus d’informations sur le Health Check Agile SQLI, nous vous invitons à suivre ce lien : http://blogagile.toulouse.sqli.com/blog/index.php/2019/08/26/un-agile-health-check-pour-accompagner-lamelioration-continue/

Cette cérémonie rassemble les équipes du Train à intervalles réguliers pour inspecter l’incrément de solution produit et leurs pratiques, dans le but d’identifier des actions d’amélioration.

 

Il y a quelques temps, nous vous présentions un retour d’expérience de l’utilisation de ce jeu dans une équipe : http://blogagile.toulouse.sqli.com/blog/index.php/2019/10/01/agile-health-check-2-formats-dateliers-au-service-de-lamelioration-continue/

Dans le contexte SAFe présenté ici, les Scrum Masters des équipes du Train avaient, pour la première fois, la responsabilité d’organiser cette cérémonie et, plus particulièrement, la rétrospective.

D’après notre expérience, la méthode d’animation la plus courante est réalisée avec le diagramme d’Ishikawa (Ishikawa Diagram) ou « arête de poisson ».

Ici, les Scrum Masters souhaitaient changer de technique d’animation. Ils ont décidé de prendre de la hauteur par rapport à SAFe et de revenir aux fondements de l’agilité en utilisant le jeu de cartes SQLI.

 

La principale difficulté a été d’organiser la session avec une cinquantaine de personnes.

Les Scrum Masters ont pris le parti de réaliser la session en plénière, au format auto-évaluation, en évaluant l’ensemble des sujets.

Format d’animation

  1. Distribution d’un jeu de cartes smileys à chaque participant​

Les sujets ont été évalués sur une échelle de satisfaction à quatre niveaux à l’aide des cartes de vote ci-dessous.

  1. Affichage numérique des cartes d’auto-évaluation

Les cartes ont été affichées l’une après l’autre. Pour chaque carte, un Scrum Master était en charge de lire le contenu à haute voix (recto et verso).

Ayant conservé les intitulés des sujets, il a été nécessaire de préciser aux participants que la notion d’« équipe » signifiait ici le Train dans son ensemble, et que la notion de « produit » signifiait l’incrément produit par l’ensemble des équipes.

  1. Vote au format Poker Planning 

Pour chaque carte présentée, le temps de réflexion a été fixé à une minute. Un Scrum Master s’est chargé de gérer le time-box. A l’issue du temps imparti, les participants votaient simultanément.

A la différence d’un Poker Planning, les Scrum Masters n’ont pas demandé aux participants d’expliquer leurs choix : il n’y a pas eu recherche de consensus.

Une fois le vote effectué, ils se sont chargés de comptabiliser le nombre de smileys de chaque couleur et de les retranscrire dans une grille de résultats préparée pour l’occasion.

  1. Analyse de la grille de résultats

Grâce à la grille, les résultats ont pu être diffusés à la fin de l’exercice.

Les participants ont choisi de travailler sur les axes les moins bien notés : ils en ont sélectionné quatre.

  1. Définition d’un plan d’action

La suite de la rétrospective a été réalisée à la façon d’un forum ouvert (Forum Ouvert). Les quatre sujets ont été affichés au mur à des endroits bien distincts. Chaque participant a pu librement circuler entre les sujets pour contribuer.

Les Scrum Masters circulaient eux aussi pour s’assurer que l’on réponde bien à l’objectif : obtenir un plan d’action concret (action d’amélioration, responsable, date butoir) pour chacun des sujets.

Un temps de restitution en plénière a été prévu pour présenter les résultats à l’ensemble du groupe, ainsi que le plan d’action et les conclusions de la rétrospective. Les Scrum Masters en ont profité pour avoir un retour sur la méthode d’animation.

Notre retour d’expérience sur ce format 

  • Prévoir 2h30 pour réaliser la rétrospective dans sa globalité (hors démo). Le temps de réflexion fixé à une minute a parfois pu être un peu long ; 30 secondes nous paraît plus adapté.
  • L’avantage de ce format est de prendre du recul par rapport aux problématiques opérationnelles et de revenir aux raisons qui nous amènent à mettre en place de l’agilité : cela permet de faire émerger des discussions auxquelles les participants n’auraient pas songé à première vue.
  • Le vote simultané permet à chacun de s’exprimer sans être influencé. Dans un contexte mêlant clients ou donneurs d’ordres et fournisseurs, il est nécessaire de s’assurer que le climat est propice à ce que chacun soit libre de donner son avis, sans quoi les résultats seront faussés.
  • Même remarque que pour la rétrospective d’équipe : les sujets de réflexion étant proposés via les cartes, cela ne laisse pas forcément l’opportunité d’aborder un point qui a particulièrement été dérangeant sur la période qui vient de s’écouler.  Une idée : conserver un espace-temps durant lequel les participants peuvent aborder un sujet qui n’est pas nécessairement mentionné sur les cartes.
  • Un inconvénient de ce format est que les notes extrêmes, même si non majoritaires, sont moyennées et donc noyées dans la masse. Une idée : le cas échéant, prévoir d’aborder le sujet avec les participants concernés pour qu’ils puissent exprimer leur point de vue.

 

Et vous, quels sont vos retours sur l’utilisation de ces cartes ? N’hésitez pas à nous les partager en commentaires.