Pour faire suite à notre précédent article Un Agile Health Check pour accompagner l’amélioration continue, nous vous proposons aujourd’hui un retour d’expérience suite à l’utilisation de ces cartes (télécharger les cartes en français et en anglais) lors de sessions de coaching d’équipes. Nous avons en effet eu l’opportunité de nous appuyer sur ces dernières à travers deux contextes différents :

  • une auto-évaluation Agile ;
  • une rétrospective.

Le « Agile Health Check » dans le cadre d’une auto-évaluation Agile

En tant que coachs Agile,  nos clients nous demandent parfois d’évaluer la maturité Agile des équipes que nous accompagnons. Si la demande est légitime, l’exercice n’est pas simple et il doit, selon nous, rester en cohérence avec les valeurs et principes agiles. Nous avons donc pensé ces cartes afin qu’elles s’inscrivent dans un format simple, favorisant les échanges en face à face et l’auto-organisation. Vous l’aurez compris, c’est bien l’équipe elle-même qui évalue son niveau de maturité ; le coach est simplement le facilitateur.

Format d’animation du « Agile Health Check » en contexte « auto-évaluation du niveau de maturité Agile » :

  1. Disposer les cartes d’auto-évaluation sur la table, dans l’ordre
  2. Distribuer un jeu de « cartes smileys » à chaque participant
  3. Demander à un volontaire de choisir une carte au hasard, puis de la lire à haute voix (recto-verso)
  4. Tout le monde vote en même temps, à la manière d’un planning poker mais avec les « cartes smileys »
  5. Demander aux participants d’expliquer leur choix, en commençant par les valeurs les plus opposées
  6. L’équipe discute, recherche un consensus et le reporte dans une grille spécifique (télécharger un exemple en cliquant ici). Si le consensus n’est pas possible, alors l’équipe reporte tous les smileys dans la case « auto-évaluation ». Il est possible de noter un commentaire et d’évaluer son évolution par rapport à la précédente auto-évaluation. L’objectif à cette étape n’est pas de trouver des axes d’améliorations précis (pour répondre à ce besoin, voir le format d’animation du « Agile Health Check » en contexte « rétrospective »).

Que faire de cette auto-évaluation ?

  • Une fois que toutes les cartes ont été parcourues, l’équipe liste les demandes à éventuellement faire remonter au manager ou à la direction (notamment les besoins pour s’améliorer, lorsque cela ne dépend pas entièrement de l’équipe elle-même).
  • Si l’équipe le souhaite, elle peut présenter la grille au manager. Le but ici est d’encourager la communication verticale, le dialogue en face à face et le « Gemba Walk » c’est à dire encourager les responsables hiérarchiques à venir voir directement sur le terrain.
  • Faire prendre conscience à la direction de certaines problématiques non entendues jusqu’alors.
  • Identifier des besoins de coaching ou de formation.
  • Bien entendu, encourager l’amélioration continue !

Point d’attention :

L’Assurance Qualité et la Direction voient ici une opportunité d’avoir plus de visibilité sur la maturité Agile des équipes, ce qui est tout à fait légitime. Cependant, il devient alors nécessaire de préciser que cet outil ne peut pas être utilisé à  des fins de comparaison d’équipes. En effet, le vote par Smiley est subjectif : une équipe peut se considérer satisfaite de livrer en production tous les 3 mois, alors qu’une autre qui livre pourtant tous les mois sera moyennement satisfaite car elle vise une livraison bi-mensuelle.  Notre rôle de coach Agile doit nous amener à bien comprendre les motivations et les besoins des services AQ et Direction afin d’y répondre au mieux, sans détourner l’objectif premier de ces cartes : l’amélioration continue dans un « mindset » Agile. Au final, tous les acteurs ont bien compris ce point, ce qui nous a permis d’avoir recours à l’auto-évaluation avec plus de sérénité.

Notre retour d’expérience sur ce format :

  • Nous ne sommes pas dans un format « rétrospective », mais 1h30 est tout de même nécessaire afin que l’équipe puisse prendre le temps d’échanger sur chacun des points. Le facilitateur doit être très vigilant sur sa mission de « time keeper », et jauger en permanence si la discussion va trop loin ou au contraire pas assez.
  • Pour ne pas générer de frustration, nous recommandons aux équipes d’aborder plus en profondeur les cartes le nécessitant lors de la prochaine rétrospective ou d’un point dédié. 
  • S’il s’agit d’une équipe SCRUM et qu’elle s’auto-évalue de façon négative sur certaines cartes ayant trait au cadre Scrum, n’hésitez pas à travailler avec le Scrum Master dans un second temps. La même logique s’applique pour le Product Owner si l’équipe s’évalue négativement sur des aspects « produit ». Plus largement, un ou plusieurs ateliers pourront être proposés à l’équipe à la suite de cet exercice.

Le « Agile Health Check » dans le cadre d’une rétrospective

Les cartes sont également d’une grande efficacité en rétrospective. Contrairement au format d’animation proposé ci-dessus, l’objectif va être cette fois d’approfondir les cartes sélectionnées (ou tirées au sort) par l’équipe. Ainsi, sur une rétrospective de 2 heures, ne vous fixez pas pour objectif de discuter de toutes les cartes : le choix de 3 ou 4 cartes seulement nous paraît beaucoup plus raisonnable.

Comment sélectionner les cartes en entrée de la rétrospective ?

  • Faire une sélection avec le Scrum Master, en fonction de son ressenti du moment.
  • Si l’auto-évaluation (voir première partie de cet article) a déjà été effectuée, sélectionner les cartes les plus sévèrement évaluées.
  • Effectuer un tirage au sort / une sélection aléatoire lors de la rétrospective.
  • Faire une première auto-évaluation sur chacune des cartes, en silence, via la technique de la « gométocratie » ; puis sélectionner les cartes pour lesquelles il y a le plus d’évaluations négatives :

Gométocratie sur une question de l'auto-évaluation Agile

 

Format d’animation du « Agile Health Check » en contexte « rétrospective » :

  1. Disposer les cartes d’auto-évaluation sur la table
  2. Distribuer un jeu de « cartes smileys » à chaque participant
  3. Demander à un volontaire de choisir une carte au hasard, puis de la lire à haute voix (recto-verso)
  4. Tout le monde vote en même temps, à la manière d’un planning poker mais avec les « cartes smileys »
  5. Demander aux participants d’expliquer leur choix, en commençant par les valeurs les plus opposées.
  6. L’animateur challenge l’équipe pour que chacun ait une bonne compréhension de la situation (technique des 5 pourquoi, questionnement, …) ; puis l’aide à identifier des actions d’amélioration (Quoi faire ? Qui fait ou qui porte le sujet ? Quand ?). Plus de techniques sur notre kit de facilitation.
  7. Un autre volontaire tire une nouvelle carte, et le processus recommence
  8. L’atelier s’arrête à l’heure prévue (en moyenne, compter 1h30 à 2h00 pour traiter 3 ou 4 cartes)

Notre retour d’expérience sur ce format :

  • Ces cartes permettent à l’équipe de se pencher sur des sujets qui n’auraient pas nécessairement émergés avec un autre format de rétrospective. Nous avons d’ailleurs eu ce retour à plusieurs reprises de la part des équipiers.
  • Le pendant du premier point est que les sujets de réflexion étant proposés via les cartes, cela ne laisse pas forcément l’opportunité d’aborder un point qui a particulièrement été dérangeant sur la période qui vient de s’écouler.  Une idée : conserver un espace-temps durant lequel les collaborateurs peuvent aborder un sujet qui n’est pas nécessairement mentionné sur les cartes.
  • Certaines cartes peuvent inciter le coach à reprendre sa casquette de consultant ou de formateur pour ré-expliquer en quelques minutes certains aspects de l’état d’esprit Agile.

En conclusion, ces deux formats d’animation sont complémentaires, et il ne faut jamais oublier pourquoi cet outil a été créé : favoriser la discussion au service de l’amélioration continue !

N’hésitez pas à nous faire part de vos retours d’expérience dans les commentaires !

Coach Agile et Coach Professionnel, je suis passionné par mon métier qui me permet d’accompagner des individus au travers de coaching d’équipe ou individuels. Mon contexte professionnel m’amène à naviguer sans cesse entre les postures de coach, consultant, formateur ou mentor. Mais plus j’avance, et plus je me positionne en coach afin de faire émerger les réponses de mes clients.